Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Institut für ganzheitliche Schmerz- und Physiotherapie GbR
Moorhof 2D, 22399 Hamburg
Telefon: 0176 13636100
E-Mail: info@InstitutPhysio.de
2. Allgemeines zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Patientinnen und Patienten sowie von Anruferinnen und Anrufern und Website-Besucherinnen und -Besuchern ausschließlich im Rahmen der geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
3. Datenverarbeitung im Rahmen der physiotherapeutischen Behandlung
Personenbezogene Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Gesundheits- und Abrechnungsdaten) werden ausschließlich zur Durchführung, Dokumentation und Abrechnung der Behandlung verarbeitet.
Rechtsgrundlage hierfür sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Behandlungsvertrags), Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO (Behandlung im Gesundheitswesen) sowie gesetzliche Aufbewahrungspflichten.
Eine Weitergabe dieser Daten erfolgt nur, soweit gesetzlich erlaubt oder für die Behandlung bzw. Abrechnung erforderlich, insbesondere an Abrechnungsstellen, Krankenkassen, Berufsgenossenschaften, behandelnde Ärztinnen und Ärzte sowie technische Dienstleister, die uns unterstützen.
Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht, sofern keine weitere gesetzliche Verpflichtung zur Speicherung besteht.
4. Telefonischer KI-Assistent (Anrufannahme)
Eingehende Telefonanrufe in unserer Praxis können durch einen KI-gestützten Telefonassistenten (IONOS KI-Telefonassistent) entgegengenommen werden, bereitgestellt durch die IONOS SE als technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter).
Technische Verbindungsdaten (Datum, Uhrzeit, Dauer des Anrufs) werden bereits beim Aufbau der Verbindung verarbeitet, um den Anruf technisch entgegennehmen zu können. Rechtsgrundlage hierfür ist unser berechtigtes Interesse an einer funktionierenden Telefonerreichbarkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Zu Beginn jedes Anrufs wird die anrufende Person darauf hingewiesen, dass es sich um einen KI-gestützten Assistenten handelt, und ausdrücklich um ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer Angaben gebeten. Ohne diese Einwilligung werden keine inhaltlichen Angaben erfasst oder verarbeitet; das Gespräch wird in diesem Fall beendet und die anrufende Person auf den Kontakt per E-Mail verwiesen.
Bei erteilter Einwilligung werden je nach Anliegen folgende Daten verarbeitet: Name, Rückrufnummer, gewünschter Termin, Neupatientenstatus, Art der Versicherung sowie – sofern genannt – die ärztlich verordnete Therapie. Da hierbei ggf. gesundheitsbezogene Angaben (Art. 9 DSGVO) gemacht werden, beruht diese Verarbeitung auf der ausdrücklichen Einwilligung der anrufenden Person (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden kann.
Sprachverarbeitung: Zur Umsetzung des Dialogs wird das gesprochene Wort während des Anrufs vorübergehend verarbeitet, damit der KI-Telefonassistent das Gesagte verstehen und darauf reagieren kann. Die Anrufe werden nicht aufgezeichnet. Nach dem Anruf wird kein Audio gespeichert. Gesprächsdaten und Transkripte werden nach Versand der Gesprächszusammenfassung gelöscht. Die Zusammenfassung und die zugehörigen Metadaten werden entsprechend der vertraglich vorgesehenen Speicherdauer gespeichert.
Serverstandort und Subunternehmer: Die primäre Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der Europäischen Union (EU-Hosting). IONOS setzt für einzelne technische Funktionen, insbesondere für Hosting, Spracherkennung und semantische Analyse, Subdienstleister ein. Dabei kann es zu einer Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kommen. Soweit eine solche Übermittlung erfolgt, erfolgt sie auf Grundlage der jeweils geltenden Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses nach Art. 45 DSGVO (EU-U.S. Data Privacy Framework), sofern der jeweilige Empfänger entsprechend zertifiziert ist, oder auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO und gegebenenfalls ergänzenden Schutzmaßnahmen.
Nutzung für Trainingszwecke: Die Inhalte der mit dem KI-Telefonassistenten geführten Gespräche werden nach Angaben von IONOS nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.
Automatisierte Entscheidungsfindung: Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
5. Datenübermittlung in Drittländer
Im Rahmen der allgemeinen Behandlungsdokumentation (Ziffer 3) findet keine Übermittlung in Drittländer statt. Im Rahmen des telefonischen KI-Assistenten (Ziffer 4) sowie der Google-Maps-Einbindung (Ziffer 10) kann es zu einer Verarbeitung durch Anbieter in den USA kommen; dies erfolgt ausschließlich auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO.
6. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben das Recht auf Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) sowie Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO).
Soweit die Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht (z. B. beim telefonischen KI-Assistenten), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.
7. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.
8. Datensicherheit
Alle Daten werden gemäß den technischen und organisatorischen Anforderungen der DSGVO geschützt.
9. Kontakt für Datenschutzfragen
Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit unter folgenden Kontaktdaten an uns wenden:
Institut für ganzheitliche Schmerz- und Physiotherapie GbR
Moorhof 2D, 22399 Hamburg
Telefon: 0176 13636100
E-Mail: info@InstitutPhysio.de
10. Cookies, Website-Technik und Kontaktformular
Beim Besuch unserer Website können sogenannte Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert werden – kleine Textdateien, die keinerlei Schaden anrichten. Man unterscheidet zwischen Session-Cookies, die nach Verlassen der Website automatisch wieder gelöscht werden, und permanenten Cookies, die für einen längeren Zeitraum oder bis zur manuellen Löschung gespeichert bleiben.
Manche Cookies stammen direkt von uns (First-Party-Cookies), andere von eingebundenen Diensten Dritter (Third-Party-Cookies) – etwa wenn externe Inhalte wie Karten auf unserer Seite dargestellt werden. Ein Teil der eingesetzten Cookies ist technisch notwendig, damit grundlegende Funktionen der Website überhaupt bereitgestellt werden können; andere dienen dazu, das Nutzungsverhalten auszuwerten oder Zusatzfunktionen zu ermöglichen.
Technisch notwendige Cookies stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an einer stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Alle Cookies und vergleichbaren Technologien, die nicht zwingend erforderlich sind, setzen wir ausschließlich nach vorheriger Zustimmung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG); diese Zustimmung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Sie können außerdem in den Einstellungen Ihres Browsers festlegen, ob und wie Cookies gespeichert werden sollen, und bereits gespeicherte Cookies löschen. Bitte beachten Sie, dass einzelne Funktionen dieser Website bei deaktivierten Cookies möglicherweise nicht vollständig zur Verfügung stehen.
KI-Telefonassistent im Browser: Auf unserer Website bieten wir zusätzlich zur Telefonnummer einen Button an, über den Sie direkt über Ihren Browser ein Gespräch mit unserem KI-Telefonassistenten starten können (bereitgestellt durch IONOS SE als technischer Dienstleister). Das zur Bereitstellung dieses Buttons erforderliche Skript wird beim Aufruf unserer Website automatisch geladen; hierbei wird eine Verbindung zu Servern von IONOS SE hergestellt und Ihre IP-Adresse sowie weitere technische Daten (z. B. Browsertyp, aufgerufene Seite) übermittelt. Diese Verarbeitung erfolgt auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer funktionierenden Bereitstellung dieser Kontaktmöglichkeit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Beim Klick auf den Button fragt Ihr Browser zusätzlich um Erlaubnis für den Zugriff auf Ihr Mikrofon; ohne diese Freigabe ist kein Gespräch möglich. Zu Beginn des Gesprächs weist der Assistent auf die KI-gestützte Verarbeitung hin und bittet um Ihre Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Angaben. Für die eigentliche Gesprächsverarbeitung gelten dieselben Grundsätze wie beim telefonischen KI-Assistenten (siehe Ziffer 4): Rechtsgrundlage der Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), Serverstandort, Einsatz von Subunternehmern, Drittlandtransfer sowie keine dauerhafte Aufzeichnung der Gespräche.
Google Maps: Auf unserer Kontaktseite bieten wir eine Karte von Google Maps an, um Ihnen die Anfahrt zu unserer Praxis zu erleichtern. Die Karte wird nicht automatisch geladen, sondern zunächst nur als Vorschau mit einem Hinweis- und Bestätigungsbutton angezeigt. Erst wenn Sie aktiv auf diesen Button klicken, wird die Karte nachgeladen; erst dann wird eine Verbindung zu Servern von Google Ireland Limited bzw. Google LLC hergestellt und Ihre IP-Adresse sowie weitere technische Daten (z. B. Browsertyp, aufgerufene Seite) an Google übermittelt. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TTDSG), die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können. Eine Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage geeigneter Garantien nach Art. 44 ff. DSGVO. Weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy.
Kontaktformular: Für Anfragen über unser Kontaktformular (Contact Form 7) verarbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht) ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. bei allgemeinen Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Hosting: Diese Website wird bei One.com A/S (Dänemark, EU) gehostet. Beim Besuch der Website werden automatisch technische Informationen (z. B. IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs) durch den Hosting-Anbieter in sogenannten Server-Logfiles erfasst.
11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, sobald sich die zugrunde liegende Datenverarbeitung ändert.
Stand: September 2026